لا يتقن الكثير من الناس أسلوب التحدث عبر الهاتف، لكن هناك آداب وقواعد يجب مراعاتها عند استخدام الهاتف لأن الأمر لا يتوقف عندك وحدك بل هو يشمل أيضًا الطرف الآخر.
وترصد الدستور بعض نصائح "اتيكيت" التعامل مع الهاتف للخبيرة إيمان عفيفي.
١- قبل بدء الحديث يفضّل على المتصل البدء بالسلام قبل بداية الحديث.
٢- إذا اتصلت للتحدث مع أحد وقام بالرد عليك شخص آخر، وأنت تعرفه مسبقا يجب أن تقدم نفسك وتقوم بسؤاله عن أحواله وبعدها تقوم بسؤاله عن الشخص الذي اتصلت للتحدث معه.
٣- عند الاتصال بأي شخص يجب مراعاة المواعيد، وعدم الاتصال في وقت متأخر ليلا، أو في وقت مبكّر صباحًا، مواعيد الاتصال تكون من الساعة ١٠ ص، حتى الساعة ١٠ م ومن الساعة ٣ ظ حتى الساعة ٥ لا يجب الاتصال لأن عادة يكون هذا التوقيت للراحة.
٤- عند التحدث مع أحد وشعرت لأن الوقت غير مناسب لديه لا تتحدث طويلا معه، واعتذر له.
٥- التحدث في التليفون يجب أن تكون نبرة الصوت غير مرتفعة وغير منخفضة تكون متوسطة.
٦- إذا الاتصال كان دولي فيجب مراعاة فروق التوقيت ويجب تحديد الكلام مسبقا قبل التحدث حتى لا تطول مدة المكالمة.
٧- عند التحدث في التليفون لا يجوز مطلقًا التحدث وفي فمي اكل او شرب.
٨- لا يجوز إن أقوم بالرن على أحد وبعد أول رنه أقفل لكي يقوم الشخص بالاتصال بي.
٩- لا يجوز غلق التليفون في وجه أحد مهما كان انشغالي، ممكن أن تقوم بغلق التليفون أو غلق صوته وعدم الرد نهائي حتى يسمح وقتك بالرد وتقوم بعدها بالاتصال بمن حاول الاتصال بك والاعتذار له لعدم ردّك عليه بسبب انشغالك.
١٠- لا يجوز الاتصال وقت الحاجة فقط يجب الاتصال والسؤال دومًا ليس وقت الحاجة فقط.
١١- إذا أرسل لك أحد رسالة على الواتس أب يجب عليك الرد عليها ولا يجوز مشاهدتها وعدم الرد عليها.
١٢- لا يجوز الاتصال بأحد أكثر من مره في نفس الوقت وإذا كان الأمر ضروريا فالاتصال مرتين فقط لمراعاة ظروف الآخرين.
١٣- لا يجوز عدم الرد على رسائل مهما كان انشغالي مهما كانت الظروف يجب التعود على السؤال على الآخرين مهما كانت الظروف.
١٤- من الذوق إذا قام احد بإرسال رسالة لك تهنئة لأي مناسبة يجب الرد عليها مهما كان انشغالك ولا يجوز مطلقًا مشاهدتها وعدم الرد عليها.
١٥- إذا جاءك اتصال أثناء تواجدك في العمل يكون الرد مختصر حتى لا تطول المكالمة وتكون على حساب وقت العمل.
المراجع
dostor.org
التصانيف
تصنيف :إنسانيات تصنيف :إنسان تصنيف :سلوك إنساني تصنيف :إتيكيت العلوم الاجتماعية